Geburts­tags­lis­ten von Mit­ar­bei­tern und die DSGVO

Meerschweinchen Geburtstag

Als aktu­el­le Kurz­in­for­ma­ti­on zum Daten­schutz unter der DSGVO hat der BayLfD jetzt die Num­mer 26 ver­öf­fent­licht, The­ma

“Beschäf­tig­ten-Geburts­tags­lis­ten bei baye­ri­schen öffent­li­chen Stel­len.”

Jetzt könn­te man als Unter­neh­men oder Ver­ein ver­sucht sein, dar­über hin­weg­zu­le­sen. Schließ­lich han­delt es sich bei die­sen Orga­ni­sa­tio­nen um sog. nicht-öffent­li­che Stel­len. Doch der Inhalt betrifft durch­aus bei­de Berei­che. Ob das The­ma Geburts­tags­lis­te aktu­ell einer der Brenn­punk­te der DSGVO ist, steht auf einem ande­ren Blatt. Aber zur Auf­fri­schung taugt es auf jeden Fall, denn auch noch zu Vor-DSGVO-Zei­ten gab es dazu immer wie­der Nach­fra­gen.

War­um inter­es­siert sich der Daten­schutz für Geburts­tags­lis­ten von Mit­ar­bei­tern?

Nun, das ist recht ein­fach erklärt. Wenn abtei­lungs­be­zo­gen oder für die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on eine öffent­lich ein­seh­ba­re Lis­te der Geburts­ta­ge der Mit­ar­bei­ter  durch den Arbeit­ge­ber ver­öf­fent­licht wird, dann ver­ar­bei­tet die­ser per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten sei­ner Mit­ar­bei­ter und gibt die­se an Drit­te (alle ande­ren Mit­ar­bei­ter) wei­ter. Wie wir nun hin­läng­lich wis­sen, ist dafür einer der Erlaub­nis­tat­be­stän­de aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO not­wen­dig:

  • a) Ein­wil­li­gung: liegt im Zwei­fel kei­ne vor, sofern es hier­zu kei­nen gere­gel­ten Pro­zess im Rah­men der Ein­stel­lung gibt.
  • b) Not­wen­dig­keit für die Durch­füh­rung, in die­sem Fall des Arbeits­ver­tra­ges: Für das eigent­li­che Beschäf­tig­ten­ver­hält­nis sicher­lich, für die Ver­öf­fent­li­chung an alle Mit­ar­bei­ter sicher nicht.
  • c) Rechts­vor­schrift: Uns ist zumin­dest kei­ne Rechts­vor­schrift bekannt, wel­che das Ver­öf­fent­li­chen von Geburts­tags­lis­ten der Mit­ar­bei­ter vor­schreibt. Kann ja aber noch kom­men im Zuge der aktu­el­len Gebt-Geset­zen-wit­zi­ge-Namen-Wel­le.
  • d) Lebens­wich­ti­ge Inter­es­sen zum Schutz der Mit­ar­bei­ter wird man hier nicht anneh­men kön­nen.
  • e) Wahr­neh­mung öffent­li­ches Inter­es­se oder Aus­übung öffent­li­cher Gewalt schei­det aus.
  • f) Ob das sog. berech­tig­te Inter­es­se anwend­bar ist, wird aktu­ell kon­tro­vers dis­ku­tiert. Eine Mehr­heit fin­det sich hier­für kei­ne. Für öffent­li­che Stel­len in Bay­ern ist Buch­sta­be f zumin­dest in der Aus­übung der öffent­li­chen Auf­ga­ben aus­ge­schlos­sen.

Bleibt wohl nur die Ein­wil­li­gung für Geburts­tags­lis­ten von Mit­ar­bei­tern?

Am Ende des Tages wird es wohl wie frü­her dar­auf hin­aus­lau­fen. Doch ist das Ein­ho­len von schrift­li­chen Ein­wil­li­gun­gen samt deren Abla­ge in der Per­so­nal­ak­te und regel­mä­ßi­gen Prü­fung und Bear­bei­tung von Wider­ru­fen wirk­lich jetzt der Königs­weg. Nein, war es nie und wird es nach unse­rem Dafür­hal­ten auch nie sein. Auch wenn dies durch die oben genann­te Kurz­in­for­ma­ti­on sug­ge­riert wird. Klar kann man die­ses The­ma nun mit viel Papier im Rah­men des Ein­stel­lungs­pro­zes­ses für neue Mit­ar­bei­ter lösen. Allei­ne von den bereits vor­han­de­nen Mit­ar­bei­tern die Ein­wil­li­gung nach­träg­lich ein­zu­ho­len und zu doku­men­tie­ren, ist sicher auch kein zu unter­schät­zen­der Auf­wand. Selbst wenn man die Ein­wil­li­gung mitt­ler­wei­le auch elek­tro­nisch ein­ho­len und doku­men­tie­ren kann. Es geht auch ein­fa­cher:

KISS – keep it short and simp­le: Der Geburts­tags­lis­te-Self-Ser­vice

Egal, ob orga­ni­sa­ti­ons­weit oder nur abtei­lungs­be­zo­gen: Wenn sich ein Mit­ar­bei­ter frei­wil­lig in einen Geburts­tags­ka­len­der (zen­tral in Out­look oder in Papier­form in der Tee­kü­che) ein­trägt, jeder­zeit die Mög­lich­keit des Wie­der­aus­tra­gens besteht, dann kön­nen Sie sich das gan­ze Klim­bim spa­ren. Aber auch das ist nun nichts Neu­es aus der DSGVO, son­dern wur­de schon frü­her so prag­ma­tisch gehand­habt.

Beson­der­hei­ten bei Geburts­tags­lis­ten per zen­tra­ler Ein­wil­li­gung durch den Arbeit­ge­ber

Soll­ten Sie sich als Arbeit­ge­ber das Pro­ce­de­re mit schrift­li­cher Ein­wil­li­gung den­noch antun wol­len, dann ach­ten Sie dar­auf, dass in Ihren Anga­ben zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten gem. Art. 13 DSGVO für Mit­ar­bei­ter die Geburts­tags­lis­te Erwäh­nung fin­det. Der dazu­ge­hö­ri­ge Ein­trag in Ihrem Ver­zeich­nis für Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten darf eben­falls nicht feh­len.

Übri­gens zwei Punk­te, die Sie sich durch den Geburts­tags­lis­te-Self-Ser­vice eben­falls je nach Umset­zung erüb­ri­gen kön­nen. Zumin­dest wenn nicht sei­tens der Orga­ni­sa­ti­on der Anstoß für die­se Geburts­tags­lis­ten und deren Ver­wal­tung / Durch­füh­rung kommt, also die Mit­ar­bei­ter den Kalen­der in der Tee­kü­che selbst auf­hän­gen (wäre aber sicher im Detail zu dis­ku­tie­ren). Stellt die Orga­ni­sa­ti­on den Geburts­tags­ka­len­der zen­tral in Out­look o.ä. Pro­gram­men zur Ver­fü­gung, macht es Sinn, einen Ein­trag im VVT und in den Infopflich­ten vor­zu­hal­ten (dan­ke für den Hin­weis im Kom­men­tar).

Damit sind dann auch an der Kuchen-Front alle zufrie­den und das The­ma Daten­schutz wird nicht erneut als Stör­fak­tor wahr­ge­nom­men (was es eigent­lich auch gar nicht ist, ent­spre­chend prag­ma­ti­sche Umset­zung vor­aus­ge­setzt). So und jetzt “KUCHEN”

2 Gedanken zu „Geburts­tags­lis­ten von Mit­ar­bei­tern und die DSGVO

  1. David Heimburger Antworten

    Lie­ber Sascha Kuhrau,

    ein herz­er­fri­schen­der Hin­weis, der in den Nie­de­run­gen des All­tags durch­aus Rele­vanz hat – und sei es allein als The­ma, über das sich Ver­ständ­nis für den Daten­schutz her­stel­len lässt. Auf jeden Fall ein dickes Dan­ke dafür!

    Den­noch eine Rück­fra­ge: Wenn der Geburts­tags­ka­len­der in Out­look vom Arbeit­ge­ber ange­legt und der Orga­ni­sa­ti­on zur Ver­fü­gung gestellt wird (auch wenn die Beschäf­tig­ten ihn selbst mit ihren Daten befül­len), stellt er dann nicht doch eine Ver­ar­bei­tung dar, die im Ver­ar­bei­tungs­ver­zeich­nis und in der DS-Info genannt wer­den müs­sen? Haben wir hier nicht letzt­lich doch ganz ein­fach ein Ein­wil­li­gungs­ver­fah­ren, dass nur nicht so ganz danach aus­sieht. Hier fehlt der for­ma­le Satz “Ich wil­li­ge ein, dass…”. Aber ansons­ten ent­spricht der Ablauf doch kom­plett einem Ein­wil­li­gungs­pro­zess. Oder wo ste­he ich gera­de auf dem Schlauch?

    Und selbst die Lis­te in der Tee­kü­che dürf­te als ana­lo­ge Daten­ver­ar­bei­tung, wenn sie eine struk­tu­rier­te Form (z.B. als Kalen­der) annimmt, unter die DSGVO fal­len und Ver­ar­bei­tungs­ver­zeich­nis und DS-Info nach sich zie­hen.

    • Sascha Kuhrau Autor des BeitragsAntworten

      Hal­lo!
      Dan­ke für das net­te Feed­back und den Hin­weis. Im Fall des Out­look-Kalen­ders stimmt das in der Tat. Wir haben den Bei­trag ange­passt.
      Wenn die Mit­ar­bei­ter selbst einen Kalen­der in Eigen­in­itia­ti­ve auf­hän­gen und befül­len, wür­den wir das jetzt nicht zwin­gend so sehen, daß die Orga­ni­sa­ti­on hier die ver­ar­bei­ten­de Stel­le ist. Aber im Zwei­fel wird einem die DPA das im Fall einer Über­prü­fung rich­tig­stel­len.

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