Tipp: Micro­soft Ana­ly­tics “MyAna­ly­tics” in Office 365 deak­ti­vie­ren

Tipp: Microsoft Analytics "MyAnalytics" in Office 365 deaktivieren

Nicht über­ra­schend, aber dann doch ohne wei­te­re Ankün­di­gung des genau­en Start­ter­mins hat Micro­soft vor kur­zem den Dienst “MyAna­ly­tics” in Office 365 in Deutsch­land frei­ge­schal­tet. Und wie zu erwar­ten war, begann sogleich der gro­ße Auf­schrei der Arbeit­neh­mer­ver­tre­ter und auch eini­ger Daten­schutz-Auf­sich­ten. Vom “glä­ser­nen Mit­ar­bei­ter” ist die Rede. Es fän­de voll­stän­di­ges Pro­filing aller nut­zen­den Mit­ar­bei­ter durch den Arbeit­ge­ber statt. Zeit­nah wur­de auch die Not­wen­dig­keit einer Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zung nach Art. 35 DSGVO betont.

Was ist Micro­softs “MyAna­ly­tics”?

MyAna­ly­tics ist ein Micro­soft-Dienst, der im Rah­men bestimm­ter Office 365 bzw. Exchan­ge 365-Lizen­zen zur Ver­fü­gung steht. Stan­dard­mä­ßig ist die Funk­ti­on ein­ge­schal­tet. Weder der Arbeit­ge­ber noch der Mit­ar­bei­ter müs­sen bzw. muss­ten in die Nut­zung die­ses Ser­vices ein­wil­li­gen. Das erscheint auf den ers­ten Blick zumin­dest sehr unge­schickt, da doch bei der Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten durch­aus ein Opt In statt­fin­den muss, wenn kei­ne ande­re Rechts­grund­la­ge aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO her­an­ge­zo­gen wer­den kann.

Micro­soft selbst beschreibt MyAna­ly­tics dahin­ge­hend “Wer­den Sie pro­duk­ti­ver durch Ein­bli­cke in Ihre per­sön­li­che Arbeits­wei­se in Micro­soft 365. Wer­den Sie noch pro­duk­ti­ver, indem Sie Ihre Arbeits­mus­ter mit MyAna­ly­tics in vier Kern­be­rei­chen aus­wer­ten: Fokus, Wohl­be­fin­den, Netz­werk und Zusam­men­ar­beit. Direkt in Out­look macht MyAna­ly­tics intel­li­gen­te Vor­schlä­ge, damit Sie recht­zei­tig Zeit für kon­zen­trier­tes Arbei­ten reser­vie­ren, Auf­ga­ben und E‑Mails im Blick behal­ten und wich­ti­ge Kon­tak­te pfle­gen kön­nen.” Die Aus­wer­tung der eige­nen Arbeits­wei­se wird jedem ein­zel­nen Nut­zer mit akti­vem MyAna­ly­tics wöchent­lich zusam­men­ge­stellt und per Email zuge­schickt.

Mit “Sie” ist daher nicht der Arbeit­ge­ber, son­dern der jewei­li­ge Ein­zel­nut­zer gemeint. Das ist im Eifer des Gefechts dem einen oder ande­ren auf­ge­reg­ten Daten- und Mit­ar­bei­ter­schüt­zer ent­gan­gen.

Micro­soft führt wei­ter­hin aus, dass die­se Aus­wer­tun­gen für jeden Mit­ar­bei­ter indi­vi­du­ell erstellt wer­den und weder einem Admi­nis­tra­tor noch dem Arbeit­ge­ber in irgend­ei­ner Wei­se zur Ver­fü­gung oder Ein­sicht ste­hen. Bei unse­ren Tests als Admi­nis­tra­to­ren ist es uns auch nicht gelun­gen, an eine die­ser Aus­wer­tun­gen zu gelan­gen. Aus­nah­me wäre gewe­sen, wir hät­ten uns als Admi­nis­tra­tor Zugang zum Post­fach eines Mit­ar­bei­ter ver­schafft und des­sen Ana­ly­tics-Bericht gele­sen, der als Email direkt an den Mit­ar­bei­ter zuge­stellt wird.

Wozu “MyAna­ly­tics”?

MyAna­ly­tics wer­tet den Kalen­der und die E‑Mails sta­tis­tisch aus. Micro­soft sieht den Nut­zen des Diens­tes in der Mög­lich­keit für den ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter zu sehen, auf einen Blick sehen kön­nen, wie viel sie arbei­ten und wie sie ihre Zeit orga­ni­sie­ren. That’s it. Kei­ne Kon­trol­le durch den Arbeit­ge­ber oder ein “Ver­mes­sen der Beleg­schaft” durch den ach so bösen Arbeit­ge­ber. Wer das mag, war­um nicht.

Zu hin­ter­fra­gen wäre sicher­lich, was macht Micro­soft mit den gesam­mel­ten Daten. Wann wer­den die­se wie­der gelöscht? Wer hat außer­halb des Office365 Ten­ants Zugriff dar­auf und vor allem war­um? Die Dis­kus­si­on hier­zu wird noch geführt bzw. wei­ter zu füh­ren sein.

Wie kann ich Micro­soft “MyAna­ly­tics” deak­ti­vie­ren?

Ob ein Mit­ar­bei­ter den Dienst nut­zen möch­te, kann durch jeden Nut­zer selbst ent­schie­den wer­den. Sobald Sie eine Sta­tus-Email von MyAna­ly­tics erhal­ten (zumeist wöchent­lich als Zusam­men­fas­sung), befin­det sich dar­in der Link zum Deak­ti­vie­ren der Funk­ti­on. Alter­na­tiv kann der Office 365 Nut­zer dies auch direkt über das Dash­board in Office 365 (exter­ner Link zur Anlei­tung) erle­di­gen.

Orga­ni­sa­tio­nen kön­nen “MyAna­ly­tics” jedoch auch gene­rell abschal­ten. Micro­soft stellt dazu eine ein­fa­che Anlei­tung zur Ver­fü­gung. In der Office 365 Admi­nis­tra­ti­on fin­det man links die Opti­on “Ein­stel­lun­gen”. Unter Ein­stel­lun­gen scrollt man run­ter zum Dienst “MyAna­ly­tics” und deak­ti­viert die 3 ange­kreuz­ten Check­bo­xen, die auf der rech­ten Sei­te erschei­nen:

Tipp: Microsoft Analytics "MyAnalytics" in Office 365 deaktivieren

Damit steht der Ser­vice für kei­nen Nut­zer auf dem Ten­ant mehr zur Ver­fü­gung.

Emp­feh­lung, wenn Sie MyAna­ly­tics für Ihre Mit­ar­bei­ter zulas­sen wol­len

  1. Sich mit dem Tool und des­sen Umfang ver­traut machen. Micro­soft bie­tet dazu eine ers­te gute Über­sicht an. Auch die FAQ sind eine gute Grund­la­ge für den Ein­stieg.
  2. Den Daten­schutz­be­auf­trag­ten und den Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­be­auf­trag­ten ein­bin­den.
  3. Mit­ar­bei­ter­ver­tre­tung mit ins Boot neh­men. Auch die­se aus­führ­lich über das Modul infor­mie­ren, Ver­ständ­nis­pro­ble­me klä­ren, damit eine ein­heit­li­che Dis­kus­si­ons­ba­sis vor­han­den ist.
  4. Bei Bedarf vor­han­de­ne Rah­men­be­triebs­ver­ein­ba­rung Office 365 um MyAna­ly­tics ergän­zen bzw. eine Betriebs­ver­ein­ba­rung dazu erstel­len.
  5. Wir gehen mal davon aus, die daten­schutz­recht­li­chen Ver­ein­ba­run­gen mit Micro­soft vor­lie­gen? :-)
  6. Abwar­ten und Tee trin­ken, bis sich die Auf­re­gung wie­der etwas gelegt hat und kla­re, prag­ma­ti­sche Vor­ge­hens­wei­sen vor­lie­gen.

 

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