Infor­ma­ti­ons­pflich­ten bei Erhe­bung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zuge der Coro­na-Pan­de­mie – ein kos­ten­lo­ses Muster

Muster Informationspflichten

Seit Mon­tag, den 11. Mai 2020 (in Bay­ern ab 18.05.) dür­fen Gas­tro­no­mie­be­trie­be und zahl­rei­che ande­re Ein­rich­tun­gen des all­täg­li­chen Lebens wie­der öff­nen. Die Auf­la­gen zu Abstand und maxi­ma­le Gäs­te- / Käu­fer-Zahl auf der Ver­kaufs­flä­che sind durch­aus eine Her­aus­for­de­rung für die Betrei­ber der Ein­rich­tun­gen. Bei all den Anfor­de­run­gen wird der Daten­schutz schnell ver­ges­sen. Wir hel­fen mit unse­rem kos­ten­lo­sen Mus­ter Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher von Gas­tro­no­mie und ande­ren Ein­rich­tun­gen im Zuge der Coro­na-Pan­de­mie, ent­wi­ckelt gemein­sam mit RA Ste­phan Hansen-Oest.

Wel­che per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von Besu­chern sind zu notieren?

Einig sind sich die Län­der­ver­ord­nun­gen in dem Punkt, dass Name und Ruf­num­mer der Besu­cher zu notie­ren und auf Ver­lan­gen der Gesund­heits­be­hör­de im Ver­dachts­fall einer Infek­ti­on her­aus­zu­ge­ben sind. Teil­wei­se sind die dazu­ge­hö­ri­gen Ver­ord­nun­gen bzw. Anfor­de­run­gen noch etwas schwam­mig bzw. zu unkon­kret. Das wird in den nächs­ten Tagen sicher nach­jus­tiert. So steht z.B. noch die Fra­ge im Raum, ob die jewei­li­ge Ein­rich­tung die notier­ten Anga­ben z.B. anhand eines Aus­weis­do­ku­ments veri­fi­zie­ren muss. Auch bei den Lösch­fris­ten fin­den sich nicht über­all kon­kre­te Anga­ben. Das Bun­des­land NRW sieht bei­spiels­wei­se die Ver­nich­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten nach 1 Monat vor.

Übri­gens: Da nir­gend­wo von einer Unter­schrift durch die Besu­cher die Rede ist, wäre es auch eine Mög­lich­keit, die Daten auf elek­tro­ni­schem Wege zu erhe­ben. So könn­ten Sie auch Reser­vie­rungs­sys­te­me nut­zen, sofern die Anga­ben dar­in zusätz­lich / ergän­zend erfasst wer­den können.

Um der Papier­flut bzw. Zet­tel­wirt­schaft Herr zu wer­den, wäre auch die abend­li­che Digi­ta­li­sie­rung sprich das Ein­scan­nen der erfass­ten Daten in einen dazu­ge­hö­ri­gen Datums-Ord­ner viel­leicht ganz hilf­reich. Wür­de neben­bei die Über­ga­be an die zustän­di­ge Gesund­heits­be­hör­de im Rah­men einer Anfor­de­run­gen der Daten erleich­tern und es rei­hen sich bei Ihnen nicht Ord­ner an Ord­ner mit den erho­be­nen Daten. Die Kür wäre natür­lich ein Scan mit OCR, was aber eine mög­lichst “unver­schlüs­sel­te” Hand­schrift der Ein­tra­gen voraussetzt :-)

Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nach Art. 13 DSGVO an die Besu­cher nicht vergessen

Egal, in wel­chem Umfang oder auf wel­che Art (ana­log per For­mu­lar / Besu­cher­lis­te oder digi­tal z.B. in Form von Excel-Tabel­len) Sie die Daten Ihrer Besu­cher erhe­ben, es sind die Anga­ben zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nach Art. 13 DSGVO zu erfül­len. Dies kann bei­spies­lwei­se mit­tels Aus­hang vor Ort und einem münd­li­chen Hin­weis an Ihre Besu­cher gesche­hen. Hier zählt Prag­ma­tis­mus in Anbe­tracht der ange­spann­ten Situa­ti­on. Ein pas­sen­des kos­ten­lo­ses Mus­ter hier­zu haben wir gemein­sam mit dem in der Bran­che wohl­be­kann­ten Rechts­an­walt Ste­phan Han­sen-Oest (https://​www​.daten​schutz​-guru​.de) ent­wi­ckelt. Nach dem Down­load soll­ten sie die­ses bit­te auf Ihre Ein­rich­tung anpas­sen und bei Bedarf ergän­zen oder über­flüs­si­ge Anga­ben streichen.

Den­ken Sie bit­te an das Ver­zeich­nis für Verarbeitungstätigkeiten

Die­se Erhe­bung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Rah­men der Coro­na-Pan­de­mie soll­te sich eben­falls in Ihrem Ver­zeich­nis für Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten wie­der­fin­den. Sie haben noch keins? Tipps und Tricks dazu ent­we­der bei RA Han­sen-Oest oder bei uns hier im Blog.

Kos­ten­lo­ses Mus­ter Infor­ma­ti­ons­pflich­ten bei Erhe­bung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zuge der Corona-Pandemie

Wir, also Ste­phan Han­sen-Oest und a.s.k. Daten­schutz, stel­len Ihnen die­ses unver­bind­li­che Mus­ter kos­ten­frei zur Ver­fü­gung. Bit­te beach­ten Sie dabei:

  • Fair Use: Die­se Vor­la­ge kann ger­ne in der Pra­xis von Orga­ni­sa­tio­nen genutzt und ver­än­dert wer­den. Wir (RA Han­sen-Oest und a.s.k. Daten­schutz Sascha Kuhrau) möch­ten jedoch nicht, dass sie ohne unse­re Zustim­mung auf ande­ren Inter­net­sei­ten als Ver­trags­mus­ter zum Down­load ange­bo­ten wird oder sich irgend­wann in einem Ver­trags­mus­ter­buch wiederfindet.
  • Haf­tung: Die­se Vor­la­ge stellt ledig­lich einen Vor­schlag dar. Es wird kei­ne Haf­tung für Schä­den durch die Ver­wen­dung übernommen

Anre­gun­gen und Ergän­zun­gen für die Vor­la­gen? Dann immer her damit.

All­ge­mei­nes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Auf Frei­staat Bay­ern ange­pass­tes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Auf Hes­sen ange­pass­tes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Auf Schles­wig-Hol­stein ange­pass­tes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Fra­gen Sie Ihren (exter­nen) Datenschutzbeauftragten

Bevor im Umgang mit oder der Anpas­sung von die­sen Vor­la­gen für Ihre Orga­ni­sa­ti­on etwas schief geht und Ihnen mög­li­cher­wei­se Unge­mach durch die Daten­schutz­auf­sicht droht, bin­den Sie bit­te Ihren Daten­schutz­be­auf­trag­ten früh­zei­tig in das The­ma Infor­ma­ti­ons­pflich­ten mit ein. Sie haben kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten? Mög­li­cher­wei­se unter­lie­gen Sie der gesetz­li­chen Pflicht zur Benen­nung, aber auch ohne deren Vor­lie­gen ist ein Daten­schutz­be­auf­trag­ter der Pro­fi für Ihre Fra­gen rund um das The­ma Daten­schutz. Ger­ne unter­brei­ten wir Ihnen ein Ange­bot für einen exter­nen Datenschutzbeauftragten.

Ver­si­ons­his­to­rie

Update 12.05.2020: Nut­zer­hin­weis auf Benen­nung statt Bestel­lung eines DSB auf­ge­grif­fen und Wort­wahl ent­spre­chend angepasst

Update 13.05.2020: Mus­ter­vor­la­ge zur Daten­er­fas­sung Gas­tro­no­mie als Anhang ergänzt

Update 14.05.2020: Ver­si­on mit ers­ten Anpas­sun­gen auf Frei­staat Bay­ern veröffentlicht

Update 16.05.2020: Ver­si­on mit Anpas­sun­gen auf kon­kre­te Ver­ord­nung in Hes­sen veröffentlicht

Update 18.05.2020: Ver­si­on Schles­wig-Hol­stein veröffentlicht

10 Gedanken zu „Infor­ma­ti­ons­pflich­ten bei Erhe­bung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zuge der Coro­na-Pan­de­mie – ein kos­ten­lo­ses Muster

  1. Winfried Hofmann Antworten

    Neben den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten ist doch aber m.E. auch eine Beschrei­bung der Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­keit not­wen­dig, also die Auf­nah­me in das Ver­zeich­nis für Verarbeitungstätigkeiten.

    • Sascha Kuhrau Autor des BeitragsAntworten

      Ja, Daten­er­he­bun­gen im Zuge von Coro­na gehö­ren auf jeden Fall auch in das VVT. Ent­we­der einen vor­han­de­nen Ein­trag ergän­zen oder neu anle­gen. Die meis­ten Anga­ben für das VVT ste­hen ja bereits in den Infopflich­ten, von daher kann das gut über­tra­gen werden.

  2. Thomas Antworten

    Vie­len Dank für die Mus­ter­for­mu­la­re. Das hilft sehr. In der säch­si­schen All­ge­mein­ver­fü­gung steht als ein­zi­ge Pas­sa­ge: “Mög­lich­kei­ten der frei­wil­li­gen Gäs­te­re­gis­trie­rung sind, soweit mög­lich, vor­zu­hal­ten um eine Kon­takt­ver­fol­gung zu erleich­tern.” Pro­ble­ma­ti­scher wird es näm­lich dann mit den “Hilfs­she­riffs” vom jewei­li­gen Ord­nungs­amt, die solch extrem wei­che For­mu­lie­run­gen nach ihrem eige­nen “Ver­ständ­nis” aus­le­gen. Und da ist es mit der The­ma­tik Daten­schutz meist über­haupt nicht weit her. Also noch­mals vie­len Dank für die Formulare !!

    • Sascha Kuhrau Autor des BeitragsAntworten

      Dan­ke für den Hin­weis auf die säch­si­schen Anfor­de­run­gen. Hilft ande­ren Besu­chern hier für die not­wen­di­ge Anpas­sung auf jeden Fall auch weiter.
      Die Inter­pre­ta­ti­on von Daten­schutz­an­for­de­run­gen ist ja sogar für Pro­fis nicht immer so ein­fach bzw. im Ergeb­nis durch­aus mal unein­heit­lich. Da kön­nen wir von Lai­en nicht erwar­ten, dass die­se es bes­ser beherr­schen. Kann natür­lich zu Dis­kus­sio­nen füh­ren, wie in dem genann­ten Bei­spiel mit den “Hilfs­sher­rifs”.

      Wir schau­en, ob wir für die Ein­wil­li­gung auch noch ein Mus­ter bereit­stel­len können.

  3. Dirk Antworten

    In der aktu­el­len Sechs­te Ver­ord­nung zur Ände­rung der SARS-Cov-2-Eindämmungsmaßnahmenverordnung
    vom 07. Mai 2020 des Ber­li­ner Senats heißt es übri­gens dazu:
    “§ 6 Gast­stät­ten und Hotels
    .…
    (6) Gas­tro­no­mie­be­trie­ben wer­den Reser­vie­rungs­sys­te­me oder ande­re geeig­ne­te Ver­fah­ren mit Infor­ma­tio­nen zur Kon­takt­nach­ver­fol­gung dring­lich emp­foh­len. Die­se Infor­ma­tio­nen sind von dem Betrei­ber für die Dau­er von vier Wochen nach Ende des Auf­ent­hal­tes auf­zu­be­wah­ren und der zustän­di­gen Behör­de auf Ver­lan­gen aus­zu­hän­di­gen. Nach Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist sind die Infor­ma­tio­nen zu löschen oder zu vernichten.”

    Es besteht somit kei­ne gesetz­li­che Pflicht zur Daten­er­fas­sung und die Restau­rants müss­ten dann wohl auf eine Ein­wil­li­gung setzen!

    • Sascha Kuhrau Autor des BeitragsAntworten

      Dan­ke für den Hin­weis auf den kon­kre­ten Text. Die Län­der­ver­ord­nun­gen sind föde­ra­lis­tisch geprägt, von daher gibt es hier sehr unter­schied­li­che Anfor­de­run­gen bzw. Aus­prä­gun­gen. Nicht nur in Ber­lin wird die Erhe­bung der Daten nicht kon­kret vor­ge­schrie­ben, son­dern emp­foh­len bzw. vor­ge­schrie­ben mit Ein­wil­li­gungs­er­klä­rung. Das macht es nicht über­sicht­li­cher, lei­der. Je mehr wir von die­sen Aus­prä­gun­gen hier sam­meln, umso leich­ter wird es für Nut­zer der Vor­la­gen kon­kre­te Anpas­sun­gen auf ihr Bun­des­land vorzunehmen.

      Wir über­le­gen, ob wir nicht zusätz­lich ein Mus­ter für eine sol­che Ein­wil­li­gung ent­wi­ckeln und zusätz­lich hier mit anbieten.

  4. N.N. Antworten

    (Hes­si­sche) Ver­ord­nung zur Beschrän­kung von sozia­len Kon­tak­ten und des Betrie­bes von Ein­rich­tun­gen und von Ange­bo­ten auf­grund der Coro­na-Pan­de­mie (Stand:
    15. Mai 2020)
    § 1 (2) 4. d): Name, Anschrift und Tele­fon­num­mer der Gäs­te zur Ermög­li­chung der Nach­ver­fol­gung von Infek­tio­nen von der Betriebs­in­ha­be­rin oder dem Betriebs­in­ha­ber erfasst wer­den; die­se haben die Daten für die Dau­er eines Monats ab Beginn des Besuchs geschützt vor Ein­sicht­nah­me durch Drit­te für die zustän­di­gen Behör­den vor­zu­hal­ten und auf Anfor­de­rung an die­se zu über­mit­teln sowie unver­züg­lich nach Ablauf der Frist zu löschen oder zu ver­nich­ten; die Bestim­mun­gen der Art. 13, 15, 18 und 20 der Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung zur Infor­ma­ti­ons­pflicht und zum Recht auf Aus­kunft zu per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten fin­den kei­ne Anwendung

    Ähn­lich § 2 (4) 4., § 4 (2) 3.

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